Im Dezember 2016 wurde durch die Beschlüsse der beiden Stadtverordnetenversammlungen die interkommunale Zusammenarbeit der beiden Städte Solms und Braunfels vereinbart. Ebenso beschlossen die Stadtverordnetenversammlungen die Magistrate zu beauftragen einen Gemeindeverwaltungsverband zu gründen, an welchen alle rechtlich möglichen Aufgabenbereiche der Städte Solms und Braunfels überführt werden sollen.

 

Zur Unterstützung für den Projektleiter, Herrn Inderthal und des Projektes, wurde zum 01.01.2017 ein Projektbüro eingerichtet, welches durch die Sachbearbeiterin Frau Ludewig-Teichner besetzt wurde. Die Personalkosten hierfür wurden mit jeweils 18.290,12 Euro pro Stadt getragen. Um das Projekt zusätzlich zu begleiten wurde ein Projektteam aus Herrn Inderthal, als Projektleitung, Herrn Keller, als Stellv. Projektleitung, Herrn Kalte, Frau Schobel, Frau Bezauschka und Herrn Dinges gegründet. Das Projektteam befasste sich wöchentlich in Besprechungen mit der Vorbereitung von Zusammenlegungen und der Beantragung von Fördermitteln, welche innerhalb eines fortlaufenden Protokolls festgehalten werden. Um die Mitarbeiter und die Stadtverordneten zu informieren, entschied sich das Projektteam regelmäßig Newsletter zu veröffentlichen. Im Jahr 2017 wurden 21 Newsletter über aktuelle Themen erstellt.

 

Aufgrund einer unbesetzten Führungsposition im Personalbereich des Braunfelser Rathauses, übernahm Frau Bezauschka zum 01.01.2017 die Leitung der beiden Personalabteilungen. Daher erstattete Braunfels für das Jahr 2017 der Stadt Solms Personalkosten in Höhe von 42.547,02 Euro. Aufgrund der gemeinsamen Führungsposition im Personalbereich erfolgte die Zusammenführung der beiden Personalabteilungen als erster Schritt der interkommunalen Zusammenarbeit. Am 15.05.2017 zog die Braunfelser Personalabteilung mit ihren Arbeitsplätzen in das Solmser Rathaus um.

 

Auch die Aufgabengebiete Versicherungs- und Beschaffungswesen sollten gemäß der Verwaltungsvereinbarung zusammengeführt werden. In der Praxis ist dies im Verlauf des Jahres 2017 nicht gelungen, da die Besetzung der hierfür bei der Stadt Braunfels eingerichteten Stelle zunächst fehlgeschlagen war und dann bis zur möglichen Besetzung mit einer Auszubildenden zurückgestellt wurde. Insgesamt blieb dadurch ein Stellenanteil von 0,58 bei der Stadt Solms im gesamten Jahr 2017 unbesetzt. Was in der Folge zu entsprechenden Arbeitsvorräten in der Personalverwaltung der Stadt Solms führte.

 

Für die Aufgabengebiete Projektbüro, Personalverwaltung, Versicherungs- und Beschaffungswesen wurde am 14.12.2017 eine Verwaltungsvereinbarung und die dazugehörigen Personalgestellungsverträge unterzeichnet. In der Verwaltungsvereinbarung verpflichtet sich die Stadt Solms, die Leitung der Personalabteilung und Aufgaben der Personalverwaltung für die Stadt Braunfels durchzuführen. Im Gegenzug verpflichtet sich die Stadt Braunfels Versicherungsangelegenheiten und das Beschaffungswesen für die Stadt Solms durchzuführen. Das Projektbüro, welches bei der Stadt Solms verortet ist, ist dazu verpflichtet die Aufgaben des Projektbüros für die Stadt Solms und Braunfels durchzuführen.

 

Neben der Zusammenlegung der Personalabteilungen wurden zur Unterstützung des Projektteams Arbeitsgruppen gegründet, welche sich ebenfalls mit der Vorbereitung von Zusammenlegungen befassen.

Im Jahr 2017 wurden folgende Arbeitsgruppen gegründet, welche monatlich tagten:

 

·         Arbeitsgruppe Ordnungsverwaltung

·         Arbeitsgruppe IT

·         Arbeitsgruppe Fachbereich Soziales

·         Arbeitsgruppe Verbandssatzung

 

 

Nach Erarbeitung der Verbandssatzung, wurde diese an die Kommunalaufsicht, den RP, das Hess. Innenministerium und den HSGB zur Prüfung weitergeleitet.

 

Darüber hinaus konnte die Solmser Mitarbeiterin, Frau Mutz ab dem 01.03.2017 unterstützend in Teilzeit an der Braunfelser Zentrale eingesetzt werden. Für die ausgeführten Tätigkeiten bei der Stadt Braunfels wurden der Stadt Solms abzüglich des Eingliederungszuschusses der Rentenversicherung 4.599,08 Euro Personalkosten erstattet.

 

Das Projektteam befasste sich mit der Beantragung von Fördergeldern und beantragte im März 2017, für die vorbereitenden Maßnahmen einer verstärkten Zusammenarbeit der Stadt Solms und der Stadt Braunfels in einem Gemeindeverwaltungsverband eine Zuweisung aus dem Landesausgleichs-Stock. Der Geschäftsführer des Kompetenzzentrums für Interkommunale Zusammenarbeit, Herr Claus Spandau, übergab am 24.08.2017 den Städten Solms und Braunfels einen Zuwendungsbescheid in Höhe von 30.000 Euro.

 

Ein weiterer Antrag für die Kooperation im Personalbereich und Versicherungswesen wurde ebenfalls im März 2017 gestellt. Die Übergabe des Förderungsbescheides in Höhe von 50.000 Euro, durch Herrn Werner Koch, Staatssekretär im Hessischen Innenministerium, fand im Rahmen eines Kongresses zum Thema IKZ am 04.11.2017, in Friedrichsdorf statt. Die in 2017 erhaltenen Fördergelder in Höhe von 80.000 Euro wurden gleichermaßen auf die Städte Solms und Braunfels verteilt.

 

Das Projektteam und die Arbeitsgruppen Ordnungsverwaltung, Fachbereich Soziales und die Personalverwaltung befassten sich im Jahr 2017 intensiv mit der Stellenbemessung der oben genannten Bereiche, welche in Zusammenarbeit mit der KGST durchgeführt werden. Die KGST stellte den Städten Solms und Braunfels eine Rechnung in Höhe von 30.971,00 Euro, welche jeweils zu Hälfte von den Kommunen getragen wurde.

 

Die Stadtverordnetenversammlungen beschlossen außerdem die Gründung einer Projektsteuerungsgruppe und eines Projektbeirates. Die Projektsteuerungsgruppe konstituierte sich am 31.05.2017, bestehend aus Herrn Inderthal als Vorsitzenden, Herrn Keller als stellv. Vorsitzenden, Frau Ludewig-Teichner als Schriftführerin, Herrn Hagner und Herrn Hollatz, als Stadtverordnetenvorsteher, Herrn Breithecker und Herrn Lefévre, als stellv. Stadtverordnetenvorsteher sowie Herrn Heß und Herrn Stahl, als Personalratsvorsitzende. Die Projektsteuerungsgruppe traf sich im Jahr 2017 zu 6 Sitzungen.

 

Der Projektbeirat bestehend aus den Ältestenräten, den Frauenbeauftragten und den Schwerbehindertenvertretungen beider Städte wurden im Jahr 2017 zu einer Sitzung am 07.09.2017 eingeladen.

 

Die Anwesenheit an den Sitzungen der Projektsteuerungsgruppe und des Projektbeirates erfolgte im Jahr 2017 von den Mitgliedern ohne Aufwandsentschädigung.