Bereits im Jahr 2017 befasste sich eine Arbeitsgruppe mit der Erarbeitung der Satzung des Gemeindeverwaltungsverbandes "Städteservice Solms-Braunfels". Nach der Fertigstellung wurde diese an die Kommunalaufsicht, den RP, das Hess. Innenministerium und den HSGB zur Prüfung weitergeleitet. Im Rahmen der Beratung und der Prüfung wurden die Städte darauf aufmerksam gemacht, dass die angedachten Personalgestellungen von der jeweiligen Stadt zum Gemeindeverwaltungsverband eine Umsatzsteuerpflicht zur Folge haben könnten. Nach eingehender Prüfung erörterten das Innenministerium und das Finanzministerium die Rechtslage und kamen zu der Auffassung, dass die geplante Personalgestellung anhand einer Spitzabrechnung umsatzsteuerpflichtig ist. Aufgrund der Rechtslage entschieden die Stadtverordnetenversammlungen die Personalkosten bei den Städten zu belassen und auch vorerst kein Personal beim Gemeindeverwaltungsverband einzustellen.

Nach abschließender Beratung in den städtischen Gremien, konnte die Satzung des Gemeindeverwaltungsverbandes "Städteservice Solms-Braunfels" noch im Juni beschlossen werden. Aufgrund einer engen Zusammenarbeit mit der Kommunalaufsicht und der damit verbundenen raschen aufsichtsbehördlichen Genehmigung der Verbandssatzung, konnte der Gemeindeverwaltungsverband nach Beschlussfassung kurzfristig zum 01.07.2018 gegründet werden.

Nach Gründung des Gemeindeverwaltungsverbandes befassten sich die Kommunalpolitiker/innen beider Städte mit der Konstituierung der Verbandsversammlung und des Verbandsvorstandes. Nachdem die Wahlen der Vertreter/innen und dessen Stellvertreter/innen in den Stadtverordnetenversammlungen und die Wahlen eines weiteren Mitgliedes für den Verbandsvorstand in den Magistraten abgeschlossen waren, konnte sich die Verbandsversammlung am 18.10.2018 konstituieren. Im Rahmen der konstituierenden Sitzung wurde Herr Sascha Knöpp einstimmig mit 18 Ja-Stimmen als Verbandsversammlungsvorsteher gewählt. Vertreten wird Herr Sascha Knöpp durch Herrn Dieter Hagner und Frau Kristin Hofmann, auch dieser Beschluss konnte einstimmig gefasst werden.

           

Der Verbandsvorstand konstituierte sich am 14.11.2018 und besteht aus den beiden Bürgermeistern, Frank Inderthal und Wolfgang Keller, den ersten Stadträten, Jörg Leidecker und Herbert Steinbeck, sowie jeweils eines weiteren Mitgliedes der Magistrate, Martin Dietz und Hermann Schleifer.

Aufgrund der Gründung des Gemeindeverwaltungsverbandes zum 01.07.2018 und der damit verbundenen Projektaufträge befassen sich die Verwaltungen beider Städte mit den vorbereitenden Maßnahmen der sukzessiven Aufgabenübertragung auf den Gemeindeverwaltungsverband. Aufgrund dessen befinden sich die beiden Verwaltungen derzeit auch in der Haushaltsaufstellung für den Gemeindeverwaltungsverband für das Jahr 2019. Erst nach Beschlussfassung des Haushaltes und anschließender Genehmigung durch den Lahn-Dill-Kreis tritt der Haushalt für den Gemeindeverwaltungsverband für das Jahr 2019 in Kraft. Daraus folgt, dass eine Aufwandsentschädigung für ehrenamtlich Tätige im Gemeindeverwaltungsverband für das Jahr 2018 nicht abgebildet werden kann.

Die für die Gremien des Gemeindeverwaltungsverbandes gewählten Vertreterinnen und Vertreter erklärten sich diesbezüglich bereit, auf den Anspruch einer Aufwandsentschädigung für ehrenamtlich Tätige, bis zu Verabschiedung einer Entschädigungssatzung für den Gemeindeverwaltungsverband und dem Inkrafttreten des Haushaltes für das Jahr 2019, zu verzichten.

Vorab wurde vereinbart, dass der Gemeindeverwaltungsverband über das Solmser Ratsinformationssystem bedient wird. Aufgrund von Vorgesprächen vereinbarten die Mitglieder der Projektsteuerungsgruppe, dass im ersten Schritt lediglich eine Entschädigungssatzung für den Gemeindeverwaltungsverband nach dem Solmser Modell beschlossen werden soll, jedoch mit der Maßgabe, dass wenn der Braunfelser Sitzungsdienst ebenfalls über das Solmser Ratsinformationssystem erfolgt, eine gemeinsame Entschädigungssatzung beraten sein soll.

Die Personalräte beider Städte befassten sich während den Vorbereitungen zur Gründung des Gemeindeverwaltungsverbandes mit der Erstellung einer Dienstvereinbarung zur Interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) der Städte Solms und Braunfels, mit dem Ziel die Interessen des Personals der Städte Solms und Braunfels bei der geplanten IKZ, insbesondere bei den Verwaltungsvereinbarungen zu vertreten. Mit der Dienstvereinbarung sollen mögliche Benachteiligungen der Mitarbeiter ausgeschlossen werden. Aufgrund einer transparenten konstruktiven Zusammenarbeit zwischen den Personalräten und den beiden Dienststellen konnte die Dienstvereinbarung bereits im Dezember 2017 beschlossen werden. Eine transparente und konstruktive Zusammenarbeit zwischen den Personalräten und den Dienststellen wird ebenfalls durch die weiter bestehende Projektsteuerungsgruppe gewährleistet. Die Projektsteuerungsgruppe befasste sich im Jahr 2018 in 7 Sitzungen mit der Überwachung der Projektmeilensteine sowie der Überwachung der Sachziele, Kosten und Termine. Zusätzlich gewährleistet die Projektsteuerungsgruppe den Informationsaustausch zwischen den Personalräten, den Mitarbeitern und der Politik. Die Projektsteuerungsgruppe gibt lediglich Empfehlungen ab, bleibt jedoch so lange in ihrer Funktion erhalten, bis das Projekt in den Regelbetrieb übergeht.

Weiterhin befassten sich die gegründeten Arbeitsgruppen mit der Vorbereitung von Zusammenlegungen von Arbeitsgebieten sowie der Aktualisierung der vorhandenen Stellenbemessungen (NK, Alevo vom Jahr 2012) mit Unterstützungsleistungen der KGSt. Im Jahr 2018 wurden die im Rahmenvertrag festgehaltenen Leistungen der KGSt im Rahmen von 20 Projekttagen wahrgenommen, wobei davon 12 Projekttage in Solms oder Braunfels durchgeführt wurden. Der Abschluss der Stellenbemessungen für die Bereiche Personal, Ordnungsverwaltung und des Fachbereich Soziales wird voraussichtlich im Frühjahr 2019 herbeigeführt. Anschließend erfolgt eine Stellenbewertung mit Stellenbeschreibungen.

Die Arbeitsgruppe Ordnungsverwaltung konnte bereits mit der Veröffentlichung der "Anordnung über die Zusammenfassung der Städte Solms und Braunfels zu einem gemeinsamen örtlichen Ordnungsbehördenbezirkes des RP Gießen" im Staatsanzeiger vom 20.02.2018 den Ordnungsbehördenbezirk Solms-Braunfels gründen. Dieser befasst sich mit der Überwachung des ruhenden und fließenden Verkehrs und ist bei der Stadt Braunfels angesiedelt. Aufgrund von personellen Veränderungen gab es in dem Bereich des Bezirkes zwischenzeitlich personelle Engpässe, wodurch die durch die Dienststellen gestellten Vorgaben zeitweise nicht eingehalten werden konnten. Um personell besser aufgestellt zu sein, befindet sich derzeit ein Braunfelser Mitarbeiter auf einem Weiterbildungslehrgang. Zusätzlich wurde ein gemeinsam angeschafftes Geschwindigkeitsmessgerät (Leivtec XV3) zum Einsatz gebracht. Das Geschwindigkeitsmessgerät trägt in beiden Kommunen aktiv dazu bei, den Straßenverkehr sicherer zu machen. Derzeit befasst sich die Arbeitsgruppe Ordnungsverwaltung mit dem Aufgabengebiet des Personenstandswesens, dieses Aufgabengebiet wird zum 01.01.2019 im Rahmen des Standesamtsbezirkes Solms-Braunfels an den Gemeindeverwaltungsverband übertragen.

Ein weiteres positives und für die Bürger beider Städte sichtbares Ergebnis konnte die Arbeitsgruppe "Stadtnachrichten" erzielen, denn ab Januar 2019 erscheinen die Nachrichten der Stadt Solms und die Nachrichten der Stadt Braunfels in einer gemeinsamen komplett farbigen wöchentlichen Ausgabe. Die "Stadtnachrichten Solms und Braunfels" halten einige Neuerungen vor. Neue Rubriken, wie eine Veranstaltungsübersicht, Kultur und Tourismus sowie die alphabetische Sortierung der Vereinsnachrichten nach Stadtteilen sorgen für städteübergreifende Informationen. Obendrein erscheinen die "Stadtnachrichten Solms und Braunfels" in einem ansprechenden farbigen und modernen Design. Die Einstellung von Texten erfolgt künftig nur noch über ein neues Redaktionssystem, das sogenannte CMS-web, welches den Vereinsvorständen beider Städte bereits im Rahmen einer Informationsveranstaltung am 10.09.2018 vorgestellt wurde.

Aufgrund der breiten Aufgabenspanne durch das Projekt und der Umstellung von Anwenderprogrammen im Bereich der Personalverwaltung wurde eine zusätzliche personelle Unterstützung im Projekt gewährleistet. Zum 15.02.2018 stellte die Personalverwaltung einen weiteren Mitarbeiter zur Unterstützung ein. Neben der alltäglichen Arbeit befassten sich die Mitarbeiter der Personalverwaltung mit der Harmonisierung von Prozessen sowie der Harmonisierung der Dienstvereinbarung zur Arbeitszeitflexibilisierung und Arbeitszeitkonto, welche am 01.07.2018 in Kraft trat.

Die gemeinsame Personalverwaltung musste in diesem Jahr einen personellen Rückschlag bewältigen, da eine langjährige qualifizierte Mitarbeiterin ihre Kündigung zum 01.05.2018 einreichte. Somit beschäftigte sich die Personalverwaltung Anfang des Jahres zusätzlich mit der Neubesetzung und der entsprechenden Einarbeitung.

Durch die Stadtverordnetenversammlungen beider Städte wurde beschlossen, dass die Fachanwendungsprogramme der ekom21 die Standartsoftware des Gemeindeverwaltungsverbandes bilden. Das bedeutet für den Personalbereich der Stadt Solms, die Migration der Personaldaten auf die Fachanwendung Loga. Die Einführungsschulung des Anwenderprogrammes wurde im November durchgeführt. Derzeit laufen die Abrechnungsprogramme im Doppelbetrieb. Zum 01.01.2019 wird die Solmser Personalabteilung auf Loga umstellen.

Die Arbeitsgruppe IT und das Kompetenzteam befassten sich im Jahr 2018 mit der Erstellung der künftigen Netztopologie. Diese sieht vor, dass der Serverstandort künftig die Stadt Braunfels sein wird. Die Stadt Solms sowie weitere Außenstellen werden über eine Glasfaserverbindung bzw. VPN Leitungen mit dem Serverstandort Braunfels verbunden. Das Kompetenzteam beauftragte die Telekom, eine Glasfaserverbindung zwischen den beiden Rathäusern zu verlegen. Die Verlegung fand bereits statt, eine Verbindung über die Glasfaserleitung wird voraussichtlich im Dezember 2018 noch hergestellt. Des Weiteren befassten sich die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit der Erarbeitung eines Projektplanes für die Umstellung der IT-Infrastruktur. Zusätzlich wurde durch die Städte Solms und Braunfels der Dienstleister EnergieNetz Mitte (EAM) zur Unterstützung der IT-Sicherheit beauftragt. Das Kompetenzteam und die EAM erstellen in Zusammenarbeit eine "Benutzerrichtlinie Informationssicherheit", eine "IT Sicherheitsrichtlinie für den Betrieb", sowie acht Regelwerke zur IT Sicherheitsrichtlinie. Neben den Sitzungen der IT Arbeitsgruppe trifft sich das Kompetenzteam zu wöchentlichen Sitzungen, um das Projektgeschehen sowie die Arbeitsgruppen bei Anwenderumstellungen zu unterstützen.

Um die Belegschaft, die Mitglieder von Magistrat und Stadtverordnetenversammlung sowie Bürgerinnen und Bürger der Städte Solms und Braunfels stetig über den Projektverlauf zu informieren, wurden im Jahr 2018 insgesamt neun Newsletter veröffentlicht. Ein weiterer Newsletter ist für Mitte Dezember 2018 geplant, in diesem wird über die Übergabe des Förderbescheids zur Gründung des Gemeindeverwaltungsverbandes "Städteservice Solms-Braunfels" durch Herrn Minister Peter Beuth berichtet.

Neben den Newslettern wurde zur Gründung des Gemeindeverwaltungsverbandes im Rahmen einer Vollausgabe der Blättchen Solms und Braunfels, ein Einlegeblatt mit Informationen über das Projektgeschehen, die künftige Organisation und der zeitliche Ablauf des Gemeindeverwaltungsverbandes "Städteservice Solms-Braunfels" veröffentlicht.